Когда вы понимаете важность автоматизации бухгалтерского учета вместо того, чтобы держать его в руках, пришло время приступить к переходу. Не знаете, как начать? Мы предусмотрели для вас четыре этапа автоматизации бухгалтерского процесса.

Выберите правильное бухгалтерское программное обеспечение

Несмотря на то, что кажущееся бесконечным предложение автоматизированных бухгалтерских программ может казаться непреодолимым, это просто означает, что у вас есть достаточно возможностей найти бухгалтерский программный продукт, который будет работать лучше всего для вашего бизнеса. Первый шаг в выборе правильного — определить, какие функции являются наиболее важными для вашего бизнеса. Вот список некоторых функций, которые вы, возможно, захотите рассмотреть, прежде чем начать сравнивать услуги бухгалтерского программного обеспечения:

Синхронизация банковских счетов;
Сторонние интеграции;
Подготовка к уплате налогов;
Расходы на отслеживание;
Обработка зарплаты;
Настройка счетов;
Бюджетирование;
Мультивалютные операции;
Многопользовательский доступ;
Мобильный доступ;
Управление запасами;
Синхронизация заказов.

Как только вы узнаете, какие функции являются наиболее важными для вас, сравните варианты бухгалтерских программ, которые имеют эти функции, и найдите тот, который соответствует вашему бюджету. Сохраните запланированный рост вашего бизнеса в уме — если некоторые функции не нужны сейчас, но могут быть жизненно важными для вашего бизнеса в течение ближайших нескольких лет, вы захотите убедиться, что ваше новое программное обеспечение включает их, чтобы он мог масштабироваться в соответствии с вашим бизнесом. Если вы используете Volusion для размещения интернет-магазина, наша платформа интегрируется как с QuickBooks Online, так и с Xero. Работающие на OneSaas, эти приложения обеспечивают удобный способ управления учетными записями прямо с панели управления интернет-магазина.

Миграция существующих данных на ваше новое программное обеспечение

Теперь, когда вы приобрели новое программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета, пришло время ввести в него имеющиеся у вас бухгалтерские данные. Хотя перемещение большого количества данных в новую систему может показаться пугающим, долгосрочные выгоды от этого перевешивают затраты.

Начните с разделения всех ваших бухгалтерских данных на управляемые по времени куски. Затем отложите в сторону некоторые куски времени и используйте каждый из них для ввода существующих данных в ваше новое бухгалтерское программное обеспечение. Не успеете оглянуться, как все ваши бухгалтерские данные будут удобно размещены в одном месте для легкого доступа.

Интегрируйте программное обеспечение в ваш повседневный рабочий процесс

Наличие автоматизированного программного обеспечения полезно только в том случае, если вы действительно его используете. Как только вы настроите основные аспекты вашего программного обеспечения, начните использовать его для всех новых действий, связанных с учетными записями. Может быть соблазнительно вернуться к старому процессу, чтобы быстро выполнить задачу, но вы только создадите больше работы для себя, и кроме того, лучший способ освоить новую задачу — это постоянно практиковаться.

Если у вас есть другие сотрудники, вовлеченные в бухгалтерию вашего бизнеса, убедитесь, что вы проводите их через программу как можно быстрее — предпочтительно в то время, когда вы учитесь ее использовать. Это гарантирует, что все будут на одной волне с новым процессом, так что задачи могут быть решены эффективно.

Аудит нового процесса на предмет его усовершенствования

После использования нового программного обеспечения в течение нескольких месяцев, сделайте шаг назад и посмотрите, как оно работает в вашем бизнесе. Вы экономите много времени? Ваши задачи стали легче выполнять? Делает ли программное обеспечение все, что вам нужно?

Если ответ «не совсем», это не означает, что ваш переход на автоматизированный учет был неудачным — это просто означает, что есть место для улучшения. Обширные исследования не всегда дадут вам идеальный ответ с первого раза, и не каждое программное обеспечение будет идеально подходить для каждого бизнеса. Узнайте, есть ли какие-нибудь дополнения, которые вы можете интегрировать с вашим программным обеспечением, чтобы сделать его более простым в использовании или упростить ваш процесс, а затем внедрить их в ваш повседневный рабочий процесс.